新冠肺炎疫情下，企业如何有效远程办公
管理学院工商管理专业 周倩楠
2020年开年，新型冠状病毒感染肺炎疫情暴发，在给国民生命健康造成了严重威胁的同时，也给全国中小企业带来层层危机，全国各大省市紧急启动重大突发公共卫生事件以及相应，也出现了企业延迟复工、学校延迟复学的情况。在此背景下，根据在线办公平台钉钉手机客户端及电脑客户端下载数据显示，在春节假期过后的第一个工作日当天，就有超过两亿人在家进行远程办公。那么，疫情之下，企业如何高效开展远程办公成为目前亟须解决的问题。
远程办公对大多数企业来说并不是一个陌生的话题，那么远程办公如何提高工作效率、远程沟通时是否顺畅以及企业如何解决这些问题。管理是以自身的确定性来应对世界的不确定性，因此本文简要讨论远程办公会存在哪些问题以及对策建议。
一、远程办公的定义
二十世纪七十年代，美国爆发了石油危机，由此引发了人们对于汽油消耗、上班通勤的担忧，在此背景下，可减少出行的远程办公出现在大众的视野中。远程工作定义为通过利用信息和通信技术使员工能够远离传统的办公场所进行办公的工作模式(Nilles，1997；Perezet al., 2003)，它被认为是组织工作的另一种方式。远程办公与传统工作方式相比，远程办公允许员工使用一部分工作时间，利用信息和通信技术在远离办公场所以外的地方完成工作任务的一种新型工作安排方式，组织、位置和技术是构成远程办公的三个核心要素。
随着国内信息技术的发展、移动互联网的全面普及以及5G时代的到来，为远程办公这一工作方式提供了技术方面的支持，使移动工作者远程交流更加顺畅。据有关数据显示，2020年春节，中国有1800万家企业开展远程办公，参与员工数量超过3亿人。也就是说，接近40%的就业人口（7.7亿人）参与了此次远程办公大潮。虽然市面上已经出现了钉钉、企业微信、华为WeLink、飞书等远程办公软件，但是，作为一种新兴的工作模式，远程办公在国内仍然处于起步阶段。远程办公对组织与员工的影响也是非常明显的。对组织来说。疫情期间，企业采取远程办公可有效应对疫情期间对企业造成的损失，为员工提供了灵活的办公方式，也让员工更大程度上照顾了家庭，有利于工作家庭之间的平衡。
二、远程办公存在的问题
对于企业管理者来说，远程办公的挑战在于：缺乏完善的管理制度，造成考核与执行效果都差强人意；团队在远程办公中，因为沟通等问题导致管理效率下降；员工在家办公会受到家人的打扰，效率和质量多数会下降，目标难以完成；无法实现远程的盖章、财务发票等问题不易解决；远程办公的信息安全问题：员工离开办公室以外的地方难免会导致数据丢失以及研究成果被剽窃等问题。在薪酬福利管理方面，要制定好远程办公的工时工资，可以根据实际情况与员工协商工作量、工资数额，如未能协商一致的，、应按照原劳动合同约定向员工支付工资。
对于员工来说，同样面临很多挑战：大多数员工的自律性不强，远程办公没有同事及领导的监督会变得随意，拖延症严重；相当一部分人不具备完整的办公环境，缺乏办公氛围；影响员工的情感交流：一些擅长于社交场合的员工会找不到归属感，产生孤独感甚至焦虑，影响心理健康，甚至会失去工作热情，而影响工作绩效；减少了下属接受领导指导和参加培训的机会，还有可能因上级忽视而失去晋升的机会。
三、对策建议
管理者在组织上分享远程员工个人及其团队付出的努力和取得的成就，使远程员工的工作投入和成果能够被其他同事熟知，这能够在一定程度上解决能见度低的问题。
（一）管理层领导要调整战略，在复工（含远程办公）前，对未来进行预判，对现金流进行把控，及时的调整战略方向，明确执行策略，如何时复工，怎么复工，复工之后的疫情防范，是否远程办公，远程办公如何管理，如何选择远程办公工具等：分配任务：对每个部门经理进行每周每天的任务分配，并建立明确的反馈制度，定时汇报工作情况；员工关怀：在疫情期间，特别是疫情严重的地区，要及时了解员工的身体状态和稳定员工情绪，对没有相关防护物品的员工，要及时统计数据，采购物品并发放员工，让员工感受到企业的温暖，增强员工的归属感。
（二）明确工作工作时间：制定统一的工作时间，否则二十四小时待命也会造成员工的身心疲惫，得不偿失。在统一的工作时间内，不在线或者有事离开的员工也应该在内部的即时通讯工具上注明当前的状态，要有全员在线的设计机制，而且要有在线要求及工作、会议响应及可以算入旷工或缺勤的标准。
（三）工作的仪式感与行动的一致性：每天的早会制度必不可少。在统一的上班时间内，部门负责人快速发起远程早会，早会期间，员工不可穿睡衣，一定要穿比较正式的衣服，让自己处于一种真实上班的状态中，每个人轮流讲自己昨天做了什么，今天要做什么以及有什么困难，彼此间明确相互的工作内容，让远程协作更容易展开，五分钟的远程早会，开启高效工作的一天。在有必要的情况下，要求员工每日提交工作日报，汇报当天的工作计划以及完成情况，也有助于部门负责人掌握大家的工作进度。当然也可以在部门内组织一些非工作活动，比如远程办公感悟分享，在家美食制作分享，或者针对热点问题的交流，行业问题的头脑风暴，甚至定期的八卦，也是仪式感的重要组成部分，并且可以缓解员工在家的孤独感。
（四）对工作任务或具体事项分配要更加明确：远程办公对工作任务或项目事项分配的要求是非常高的，一项不明确的工作任务分配出去，可能造成整个团队的努力付诸东流，并且工作任务的发起要有明确的目的、描述、时限、成员和明确的责任人，收到工作任务的相关成员需要回复任务已经收到，工作责任人需要及时的跟进与协调，过程的沟通需要书面记录等等。
（五）工作汇报要详尽：无论是语音还是视频汇报，都需要提前完成书面文件，并且汇报内容要在内部公告透明，让团队所有人知道每位成员的进度，而不是只让管理者一个人去协调。
（六）高频沟通，高效会议：远程办公中不建议开长会，一是因为无论是视频会议还是语音会议，都会比线下会议更难集中精神，二是因为远程会议效果天然会打折扣。开会前提前发布日程，明确会议主题，让员工了解各自的目标，会后及时的记录，跟进和总结。
远程办公在我国还处于起步阶段，但其蕴藏着巨大的潜力，是传统办公模式上的创新，如果能在特殊时期得到适度推广和妥善管理，将有助于形成企业的竞争优势。
